Muchas empresas aún no saben cómo medir el ROI de los eventos corporativos y medir su efectividad. Hace unos años, después de elegir patrocinadores u organizar eventos corporativos, las empresas nunca se preguntaban si era la decisión correcta, pero los presupuestos de marketing son cada vez más ajustados y ahora las empresas toman decisiones que dependen de los resultados. Y no en decisiones estratégicas como antes.
¿Qué es el retorno de inversión de un evento?
ROI (Return On Investment, o retorno de la inversión) es una métrica utilizada para saber cuánto ha ganado una empresa con sus inversiones. Para calcular el retorno de la inversión es necesario sumar los ingresos totales, restar los gastos y finalmente dividir este resultado entre los costos totales.
El cálculo es muy sencillo: (Ingresos – gastos) / gastos x 100.
¿Por qué es necesario medir el ROI de un evento?
Lo que no se mide no se gestiona. Por tanto, si queremos que nuestro evento triunfe más allá de los aplausos, necesitamos herramientas que nos proporcionen datos fiables para razonar y optimizar los resultados de nuestras acciones. El ROI de los eventos nos permite hacer este ejercicio.
Comprender los beneficios que puede darte un evento
Cuando mides el ROI de un evento, puedes usar la información para generar más valor. Por ejemplo, puede utilizar la información obtenida para aumentar el impacto de sus campañas de marketing posteriores.
Por lo tanto, entre otros beneficios, calcular el ROI de un evento te permitirá:
- Mejorar la planificación y ahorrar tiempo en el futuro.
- Agradecer los esfuerzos realizados en la organización de un evento.
- Optimice el presupuesto de su próximo evento.
- Proporciona herramientas para que los donantes justifiquen la inversión en sus negocios.
- Crear una herramienta de ventas para el próximo evento.
- Crear acciones de comunicación para atraer más seguidores y clientes.
- Demostrar dominio en el mercado.
Beneficios directos del marketing de eventos
Una campaña de marketing de eventos exitosa brinda valor a los asistentes más allá de la información del producto o servicio. Los descuentos, las muestras gratuitas, los eventos benéficos o divertidos harán que los clientes sientan que están obteniendo un beneficio, no solo presenciando la acción transaccional en persona.
A diferencia de la publicidad tradicional, que sorprende a millones de consumidores con el mismo mensaje genérico en la televisión, la radio o las vallas publicitarias, el marketing de eventos se dirige a individuos o grupos en un sitio específico, con la esperanza de causar una impresión personal de calidad.
Beneficios indirectos del marketing de eventos
Organizar eventos en los que compartes información útil con tu audiencia y entregas contenido valioso te ayudará a ganar popularidad y posicionarte como uno de los líderes en tu campo. En particular, asistir a eventos académicos es una forma de ganar autoridad sobre el público y hacer que confíen más en ti.
¿Cómo medir la rentabilidad de tu evento?
No hay escasez de artículos para medir. Sin embargo, habrá una tendencia a centrarse en criterios como las entradas vendidas o la participación en las redes sociales. Ciertamente, estas métricas son importantes para mapear el valor que genera su evento. Sin embargo, estas métricas están fuera de contexto y no tienen sentido si no sabes exactamente lo que quieres medir. Además, al buscar una medida general del ROI, es posible que te falten datos relevantes.
1. Define qué indicadores quieres medir
Una vez que hayas identificado los conceptos que quieres analizar, debes escribir los criterios que te permitirán medir el ROI de tu evento. Siempre hay espacio para la creatividad y los indicadores adicionales que no siempre son obvios o están cubiertos en otros artículos.
2. Diferencia los KPI cuantitativos y cualitativos
Datos cuantitativos:
Gastos: todos los gastos derivados de la organización del evento.
Ingresos: colaboradores, patrocinadores, etc.
Datos cualitativos:
Aquí es donde se complica porque hay una serie de factores a considerar y no siempre es fácil medirlos. Para empezar, hay que ver qué impacto tiene en las Redes Sociales (menciones, likes, hashtags…); los asistentes al evento tienen mucho que decir y si quieres saber qué opinan de lo que se les ha sugerido, nada mejor que realizar una encuesta. La presencia en los medios también es esencial y al asistir a uno de estos eventos ya puede ser incluido en un comunicado de prensa, lo que significa que ha ahorrado dinero.
3. Configura el seguimiento de los KPIs previamente al evento
Es fundamental contar con indicadores clave de rendimiento predefinidos, conocidos como KPI. No olvides que el KPI nos permitirá saber si el evento de nuestra empresa fue un éxito, así como los objetivos alcanzados. Deben ser realistas y alcanzables. Una vez organizado y finalizado el evento, se debe hacer lo contrario: evaluar los resultados.
4. Registra los resultados post evento
Las organizaciones deben monetizar todas sus acciones sin excepción, incluidos los eventos. El análisis y la medición son clave para la mejora continua y los medios para lograr nuestros objetivos estratégicos y comerciales.
5. Contempla los resultados a largo plazo de un evento
Compara los resultados con versiones anteriores de su evento y con otros eventos. Los comentarios de los miembros de su equipo y los proveedores también son importantes.
6. Analiza y optimiza
La estrategia que desarrolles mientras ejecutas el plan será crucial, y aunque puedes corregirla, debes identificar las fallas para que la empresa no caiga dramáticamente.
