¿Cuánto cuesta hacer un evento de marketing?

Si quieres promocionar un nuevo producto y/o aumentar el reconocimiento de tu marca, entonces planificar un evento de marketing puede ser una gran idea.

El marketing de eventos no es una estrategia novedosa, pero resulta sumamente efectiva para posicionar cualquier tipo de marca y establecer un vínculo más estrecho con empleados, proveedores y clientes.

En muchas ocasiones, las empresas evitan organizar este tipo de eventos para reducir costos. Sin embargo, es absolutamente necesario aclarar que se trata de una inversión clave. Por eso, en este brevísimo post te contamos cómo organizar un evento de marketing efectivo y cuánto dinero deberías invertir en él.

¡Empecemos!

¿De qué depende el valor de un evento?

El valor de los eventos de marketing puede variar según las instalaciones, los servicios y las atracciones ofrecidas:

El lugar

Uno de los factores más influyentes en el costo final de cualquier evento de marketing es el lugar en el que se lleva a cabo. Hay salones de todos los precios y tamaños imaginables. Lo importante es llevar a cabo una investigación seria y exhaustiva, y elegir la opción que sea más conveniente.

Por otro lado, si tienes la fortuna de contar con una oficina amplia con SUM (salón de usos múltiples), puedes utilizar ese espacio para ahorrar costos. No es lo ideal, pero si tu presupuesto es ajustado puede funcionar.

Los shows (música, espectáculo, luces)

Otro punto que deberías tener en cuenta a la hora de calcular el valor de cualquier evento de marketing es el entretenimiento.

Aunque parece un factor poco importante, deberías concentrarte en ofrecerles a tus clientes, proveedores y empleados una experiencia única e inolvidable. Es fundamental que pienses una serie de atracciones interesantes, que logren sensibilizar y fidelizar a tus invitados.

Mobiliario

Es crucial que consigas el mobiliario adecuado. Lo ideal es que cuentes con la ayuda de un/a experto/a en decoración, que pueda elegir los muebles ideales para el evento y así crear un ambiente único y memorable.

Comida y bebida

La comida y la bebida también son dos factores centrales, a los que sí o sí deberías prestarles atención. Si no cuentas con una gran cantidad de dinero, pon el foco en ofrecer platillos y bebidas simples, pero de buena calidad.

La temporada del evento

Para los eventos también hay temporada alta (normalmente, durante los meses de mejor clima) y temporada baja (en general, durante el otoño y el invierno). Si bien los eventos durante la temporada alta son un poco más agradables, suelen ser mucho más costosos. Así que, ¡no te olvides de ese dato!

Otros posibles proveedores

Hay una extensa lista de otros posibles proveedores y servicios que deberías tener en cuenta, como: camareros, cocineros, personal de limpieza y seguridad… Si bien parece un detalle menor, en realidad no lo es. Por eso, piensa y planifica con antelación qué servicios debes tercerizar para tu evento.
¡Que estos gastos no sean un imprevisto!

El marketing y promoción del evento

Sin dudas, el marketing y promoción del evento también debe ser una inversión a considerar. Y aquí no puedes escatimar si en verdad quieres que sea exitoso. Puedes invertir muchísimo dinero en todos los ítems anteriores, pero si no contratas el servicio de una agencia de marketing que promocione tu evento, entonces ningún esfuerzo habrá tenido sentido.

¿Cuánto presupuesto destinar al marketing del evento?

Ahora que ya sabes qué variables considerar a la hora de planificar tu evento de marketing, es probable que estés preguntándote qué tan abultado debe ser el presupuesto para promocionarlo.

No hay una respuesta exacta, ni una fórmula universal a través de la cual podamos garantizar los mejores resultados. Sin embargo, sí podemos decir que lo más recomendable es invertir entre un 10% y un 25% del presupuesto total, dependiendo de los distintos objetivos y de la dificultad del evento. Lógicamente, si el propósito del evento es hacer dinero, entonces deberías invertir un porcentaje un poco mayor al que podrías invertir en la promoción de un evento de branding.

¿Contratar a una agencia de organización de eventos?

A la hora de planificar tu evento de marketing, puedes encontrarte con una gran disyuntiva: ¿deberías organizarlo tú mismo o contratar los servicios de una agencia de organización de eventos?

Por supuesto que tú puedes organizar tu evento. Aunque debemos advertirte que no es lo más recomendable. Muchas empresas evitan trabajar con una agencia de organización de eventos porque creen que es una inversión poco rentable y para nada necesaria. Sin embargo, a la larga resulta bastante conveniente, ya que terminarás gastando la misma cantidad de dinero (o menos) y te ahorrarás una pila de tiempo y nervios.

A continuación, te dejamos una breve lista de algunos de los motivos por los cuales deberías considerar contratar los servicios de una agencia de organización de eventos:

1. El presupuesto

Las agencias de organización de eventos cuentan con una serie de proveedores fijos, que ofrecen los mejores servicios al precio más bajo. Eso te permitirá ahorrar tiempo y dinero, ya que no tendrás que pasar semanas definiendo cuáles son los proveedores más convenientes para tu evento.

2. El estrés

Organizar eventos puede resultar muy estresante si no se tiene demasiada experiencia. Para obtener buenos resultados, sí o sí hay que estar en absolutamente cada detalle. Por eso, lo mejor que puedes hacer es delegar todo ese trabajo y ocupar tu tiempo en cuestiones internas de la empresa.

3. Los resultados

Al contratar expertos y personas calificadas para llevar a cabo todas las tareas necesarias, estás garantizando los mejores resultados. De otro modo, podrías estar arriesgándote demasiado. Y siendo honestos… ¿en verdad vale la pena tano riesgo? Piensa que se trata de expertos que conocen el rubro a la perfección.

¿Cómo rentabilizar el precio de un evento de marketing?

Hay muchas acciones que puedes realizar para financiar tu evento de marketing si no cuentas con el presupuesto suficiente como para llevarlo a cabo. De todos modos, recuerda que no es un gasto, sino una inversión que a la larga será muy rentable para tu empresa.

Sponsoring

Si tu presupuesto es ajustado, definitivamente deberías conseguir un sponsor o patrocinador que esté interesado en dar a conocer sus productos en tu evento a cambio de una determinada cantidad de dinero. Si el trato es justo, ambas partes pueden salir increíblemente beneficiadas.

Venta de entradas

Otra posibilidad es vender entradas para tu evento. Si bien no es tan recomendable porque podría afectar la imagen de tu empresa, es una solución clásica que puede dar muy buenos resultados.

Nuevos clientes o leads

Como decíamos, piensa que tu evento de marketing es una inversión. A la larga, siempre resulta rentable.

Entre uno de los beneficios de los eventos de marketing, podemos mencionar el contacto con nuevos clientes o leads. Esto es, sin dudas, un gran beneficio para potenciar tus ventas y lograr que tu empresa crezca.

Notoriedad de marca

Con tu evento de marketing, no sólo puedes adquirir nuevos leads. También puedes ganar una gran notoriedad de marca. Podrás estar presente en medios de comunicación, redes y conversaciones.

¿Algo mejor que eso?

Está bastante claro que organizar eventos de marketing puede ser sumamente beneficioso y rentable para tu empresa. ¿Estás listo para organizar el tuyo?